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Parole Chiave : Responsabile di Convenzione, Ente, Stato richiesta, Supervisore, Responsabile scambio dati Ente, Rappresentante legale, Convenzionamento

Perfezionamento dati Ente

In caso di esito positivo della verifica di legittimità della richiesta di Convenzione, l'Agenzia predispone la bozza dell'atto convenzionale per il perfezionamento degli adempimenti di competenza e la successiva stipula.

Il Responsabile della Convenzione dell'Ente completa le informazioni da inserire nella bozza di Convenzione, in particolare inserisce le informazioni relative al codice fiscale, email, fax e telefono in corrispondenza delle seguenti figure:

  • Responsabile della Convenzione dell'Ente;
  • Rappresentante legale dell'Ente;
  • Supervisore dell'Ente;
  • Responsabile dello scambio dati dell'Ente.

Una volta inseriti i dati richiesti è possibile visualizzare il documento completo dei dati fino al momento comunicati in versione bozza. Dopo aver controllato le informazioni inserite il Responsabile della Convenzione può validare i dati e salvare il documento in un file in formato pdf, il quale dovrà essere sottoposto al Rappresentante Legale dell'Ente per l'apposizione della firma digitale.

Si precisa che la validazione delle informazioni non può essere annullata poiché determina il passaggio della convenzione dallo stato di bozza a quello di documento definitivo da firmare. E' opportuno quindi porre la massima attenzione prima di effettuare tale operazione onde evitare refusi.

Il file validato dell'atto di Convenzione deve essere sottoposto al Rappresentante legale dell'ente per l'apposizione della firma digitale.


Sequenza delle attività

Passi operativi per il perfezionamento dati Ente

La funzionalità consente al Responsabile della Convenzione dell'Ente di comunicare i dati per il completamento delle informazioni da inserire nella bozza di Convenzione e necessarie alla stipula.
Selezionata la voce di menu "Perfezionamento dati ente", se non esistono convenzioni in attesa del completamento dei dati (esempio: Stato di lavorazione: "1" o "3"), viene proposto il messaggio visualizzato nell'immagine seguente:

immagine messaggio diagnostico convenzione non presente

Nel caso in cui ci sia una Convenzione con dati da completare (Stato di lavorazione: "7"), viene visualizzata la pagina di perfezionamento dei dati attraverso il quale il sistema:

  • fornisce gli estremi identificativi dell'Ente, della Convenzione e del Responsabile;
  • chiede le informazioni relative al codice fiscale, fax, telefono, indirizzo ed e-mail relative alle figure di:
    • Responsabile della Convenzione dell'Ente;
    • Rappresentante legale dell'Ente;
    • Supervisore dell'Ente;
    • Responsabile dello scambio dati dell'Ente.

Relativamente all'inserimento dei dati connessi alle quattro figure indicate si precisa che è sufficiente digitare negli appositi campi i codici fiscali delle persone designate e sarà il sistema a proporre automaticamente i corrispondenti nomi e cognomi.

Per quanto riguarda il Responsabile di Convenzione, già identificato nei passi precedenti dell'iter (abilitazione on line dello stesso), vengono richiesti in ordine: e-mail, fax, telefono ed e-mail di contatto (questo indirizzo deve essere personale del RDC perché utilizzato per inviare comunicazioni da parte di USCE).

Qualora il testo della convenzione prevedesse attività che richiedono un "coordinamento operativo", verranno richieste anche le informazioni relative al responsabile di coordinamento operativo.

immagine convenzione con dati da completare

Nel riquadro Dati per emissione fattura devono essere inseriti tutti i dati richiesti per la predisposizione di eventuali fatture previste in convenzione. Nello specifico: Partita IVA; intestazione della fattura; ufficio di destinazione; email; indirizzo di invio della fattura; cap; comune; provincia; numero di telefono.

Il valore indicato nel campo Partita IVA dell’Ente viene controllato sull’archivio anagrafico e, in caso di Partita IVA non attiva oppure errata oppure intestata ad altra società, viene emesso a sistema l’opportuno diagnostico. Gli ulteriori dati acquisiti, una volta effettuata la validazione, vengono inseriti sul archivio e stampati nell’allegato 1 della convenzione.

Attraverso la selezione dei pulsanti posti nella parte inferiore dello schermo, il sistema permette di:

  • Salvare i dati parziali immessi con la selezione del pulsante "Salva". In questa fase vengono eseguiti controlli automatici sui dati comunicati. In particolare il sistema controlla la correttezza e l'esistenza dei codici fiscali ed emette opportuni messaggi sull'esito del controllo. Una volta salvati i dati il sistema presenta un messaggio di conferma, scritto in verde prima dei pulsanti di conferma.

immagine convenzione con dati salvati

  • Ripristinare i valori preesistenti con la selezione del pulsante "Reimposta".
  • Visualizzare il documento di convenzione, completo dei dati fino al momento comunicati, con la selezione del pulsante "Visualizza Convenzione", la funzione rende disponibile la convenzione in formato pdf. Il documento viene reso inutilizzabile, con la sovraimpressione di una "filigrana" con testo "bozza", fino al momento della validazione definitiva dei dati. Una volta validati i dati il file potrà essere "stampato" (per "stampa" si intende l'operazione di salvataggio del file) e sottoposto al Rappresentante legale dell'Ente per l'apposizione della firma digitale sul file.

Visualizza Bozza Convenzione

  • Validare i dati comunicati con la selezione del pulsante "Valida". Effettuando la richiesta di validazione delle informazioni, il sistema richiede una conferma.

immagine convenzione con richiesta conferma validazione

Selezionando il pulsante "OK" il sistema indicherà all'utente rappresentante dell'ente l'avvenuta validazione della convenzione. Da questo momento i dati non possono più essere modificati.

Si ricorda che la validazione delle informazioni non può essere annullata poiché determina il passaggio della Convenzione dallo stato di “bozza” a quello di documento definitivo da firmare, per cui l'utente deve prestare attenzione onde evitare refusi.

immagine convenzione validata

A questo punto la Convenzione attraverso la funzione di "Visualizzazione e stampa bozza validata ente" può essere salvata in formato pdf nella sua versione definitiva, senza sovraimpressione della scritta in filigrana "Bozza".
Si precisa che il file su cui apporre la firma digitale deve essere identico a quello generato dalla piattaforma e salvato. Qualsiasi modifica al file impedirebbe le successive fasi del processo di convenzionamento. Una volta effettuata l'operazione di validazione, lo stato di lavorazione dell'iter di convenzionamento viene automaticamente variato da "7" a "8".

Visualizza Convenzione



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